Offerte voorbeeld: wat erin moet staan voor zzp'ers en kleine ondernemers

Een goed offerte voorbeeld voor zzp'ers en kleine ondernemers bevat je bedrijfsgegevens met KvK-nummer, de gegevens van je klant, een nummer en de datum, een concrete omschrijving van het werk, de prijs met btw, een geldigheidsduur, afspraken over betaling en planning, en ruimte voor akkoord. Wettelijk moet op een Nederlandse offerte in ieder geval je KvK-nummer staan. De overige onderdelen zijn vooral praktisch: zo weet de klant precies waar hij ja tegen zegt, en voorkom je later discussie over wat wel en niet in de prijs zat.

Wat moet er in een offerte staan

Een offerte is een aanbod. Gaat de klant binnen de geldigheidstermijn akkoord, dan kan daar een overeenkomst uit ontstaan. Zet er daarom alleen in wat je ook wilt nakomen.

Praktisch horen deze onderdelen erin:

• Je bedrijfsnaam, adres en contactgegevens, plus je KvK-nummer en je btw-identificatienummer
• De naam en het adres van de klant, bij een bedrijf ook de contactpersoon
• Een uniek offertenummer en de datum
• Wat je gaat doen, wat je oplevert, en wat er niet bij zit
• De prijs per onderdeel, het btw-tarief, en het totaal exclusief en inclusief btw
• Tot wanneer het aanbod geldt
• Wanneer je start, wanneer je oplevert, hoe betaling loopt, en hoe je met meerwerk omgaat
• Een verwijzing naar je algemene voorwaarden, en een plek voor akkoord

Hoe concreter de omschrijving, hoe minder ruimte voor aannames. Schrijf bijvoorbeeld niet "teksten voor de website", maar "herschrijven van acht bestaande pagina's, inclusief één ronde correcties". Zet erbij wat de klant zelf aanlevert, zoals foto's of inhoudelijke feedback. Dan is later duidelijk waar jouw werk ophoudt.

Wat wettelijk verplicht is, en wat niet

Anders dan bij een factuur bestaat er geen vaste wettelijke checklist voor een offerte. De eisen die de Belastingdienst stelt aan facturen, zoals een doorlopend factuurnummer en de datum van levering, gelden voor de factuur, niet voor de offerte.

Wel staat in artikel 27 van de Handelsregisterwet 2007 dat ingeschreven ondernemingen hun KvK-nummer vermelden op onder meer brieven, facturen en offertes, met uitzondering van reclame. Dat is het punt dat letterlijk in de wet over offertes gaat.

Verder is dit van belang:

• Werk je voor particulieren, dan vermeld je in het aanbod de totale prijs inclusief btw en inclusief kosten die de klant sowieso betaalt, zoals voorrijkosten. Dat volgt uit de regels van de Autoriteit Consument en Markt over prijzen vermelden. Naar een zakelijke klant is een prijs exclusief btw gebruikelijk, zolang je het btw-bedrag en het totaal er duidelijk bij zet.
• Gebruik je btw-identificatienummer (het nummer dat met NL begint) op stukken die naar klanten gaan. Het omzetbelastingnummer is alleen voor contact met de Belastingdienst. Bij een eenmanszaak zit in dat laatste nummer je burgerservicenummer; dat zet je dus niet op een offerte.
• Doe je mee aan de kleineondernemersregeling, dan reken je geen btw. Vermeld dat dan duidelijk, zodat de klant niet zelf btw bij het bedrag optelt.
• Wil je dat je algemene voorwaarden gelden, stuur ze dan mee met de offerte, of zorg dat de klant ze voor het akkoord zonder moeite kan lezen. Ze pas bij de factuur sturen is te laat.

Dit is geen juridisch advies. Twijfel je over je eigen situatie, bijvoorbeeld over het juiste btw-tarief, check dat bij de Belastingdienst of vraag het aan iemand die je administratie kent.

Offerte voorbeeld voor een zzp'er

Hieronder een verzonnen voorbeeld. De namen, adressen, nummers en bedragen zijn ter illustratie, geen echte opdracht.

Offerte 2026-014 Datum: 11 november 2026 Geldig tot: 11 december 2026

Van: Mara Vos Tekst Voorbeeldstraat 1, 1234 AB Utrecht KvK: 12345678 btw-id: NL123456789B01 [email protected]

Aan: Bakkerij Voorbeeld t.a.v. Jan de Boer Marktplein 4, 1234 CD Amersfoort

Onderwerp: herschrijven van acht webpagina's

Ik schrijf de teksten voor de volgende pagina's opnieuw: home, over ons, het assortiment, bestellen, twee seizoenspagina's, contact, en de pagina over cadeaubonnen. Elke pagina wordt 200 tot 400 woorden, in de toon van de bakkerij: nuchter, warm, zonder loze beloftes. Jullie leveren de feiten aan (openingstijden, prijzen, producten) en geven één ronde feedback. Daarna lever ik de definitieve teksten aan in een document dat jullie zelf op de site kunnen zetten.

Er zit niet bij: fotografie, het plaatsen op de website, zoekmachineoptimalisatie, of extra pagina's. Extra pagina's of een tweede correctieronde reken ik als meerwerk, tegen 85 euro exclusief btw per uur, na overleg.

• Herschrijven van 8 pagina's, inclusief één correctieronde: 1.200 euro exclusief btw
• Btw 21 procent: 252 euro
• Totaal inclusief btw: 1.452 euro

Planning: start binnen vijf werkdagen na akkoord, oplevering van de eerste versie binnen tien werkdagen na ontvangst van de feiten. Betaling: 50 procent bij akkoord, het restant binnen veertien dagen na oplevering, op factuur.

Op deze offerte zijn mijn algemene voorwaarden van toepassing, meegestuurd als bijlage.

Akkoord: naam, datum en handtekening, of een duidelijk akkoord per e-mail onder vermelding van het offertenummer.

Dit voorbeeld is bewust kort. Een klant moet in één oogopslag zien wat hij krijgt, wat het kost, en wat hij zelf nog moet doen. Lange verhalen over je werkwijze horen eerder in een bijlage of op je site dan in de prijsafspraak.

Offerte tekst die duidelijk is

De tekst van een offerte is geen advertentie. Je hoeft de klant niet opnieuw te overtuigen met grote woorden. Die afweging heeft hij vaak al gemaakt; hij wil weten of de afspraak klopt.

Schrijf in gewone zinnen, in je of jij, en vermijd vage termen als "ondersteuning" of "traject" zonder uitleg. Noem het resultaat: een document, een aantal pagina's, een opleverdatum. Zet onzekerheden er open in, bijvoorbeeld "de exacte planning hangt af van jullie feedback binnen vijf werkdagen". Dat is eerlijker dan een datum die je niet kunt halen.

Een korte inleiding mag, zolang die het gesprek samenvat: "Zoals besproken op 4 november lever ik de teksten voor de acht pagina's die we hebben doorgenomen." Dan weet iedereen dat de offerte bij dat gesprek hoort, en niet bij een ruimer idee dat later is ontstaan.

Offerte maken met AI

Je kunt de eerste versie uitwerken met ChatGPT, Claude of Gemini. Dat scheelt tijd bij de opbouw, maar jij blijft verantwoordelijk voor wat erin staat. Een model verzint makkelijk een KvK-nummer, een btw-tarief of een termijn die jij niet hebt afgesproken.

Werk zo:

1. Verzamel eerst je eigen feiten: klantnaam, wat je gaat doen, wat er niet bij zit, je prijs, je btw-situatie, je planning en je betalingsafspraak.
2. Plak die feiten in het gesprek en vraag om een nette offerte. Zeg erbij dat het model niets mag verzinnen, en dat het ontbrekende punten moet vragen in plaats van invullen.
3. Lees de uitkomst woord voor woord. Controleer bedragen, optelsommen, het btw-tarief, de geldigheidsduur en de scope. Staan er zinnen in die je niet kunt waarmaken, haal ze eruit.

Een bruikbare opdracht is bijvoorbeeld:

"Schrijf een Nederlandse offerte voor een zakelijke klant. Gebruik alleen de gegevens hieronder en verzin niets. Als iets ontbreekt, vraag het. Zet erin: mijn bedrijfsgegevens met KvK-nummer en btw-id, de gegevens van de klant, datum en offertenummer, wat ik wel en niet doe, de prijs exclusief en inclusief btw, de geldigheidsduur, de betalingsafspraak, de planning, een verwijzing naar mijn algemene voorwaarden, en ruimte voor akkoord. Schrijf nuchter, in je of jij, zonder wervende taal."

Daaronder plak je je aantekeningen. Hoe preciezer die zijn, hoe bruikbaarder de tekst. Gebruik geen klantdata die niet in de offerte hoort, en stuur niets de deur uit voordat je het zelf hebt gelezen.

Wil je dit soort werk vaker met een vaste workflow doen? In de catalogus met AI-systemen staan kant-en-klare workflows voor ChatGPT, Claude en Gemini. Voor offertes is er nog geen systeem. Wel is er het Vacaturetekst-systeem: zeven prompts die van jouw eigen notities een vacaturetekst maken, zonder verzonnen voorwaarden, voor 19 euro eenmalig. Dezelfde insteek als hierboven: jij levert de feiten, de AI schrijft, jij controleert.

Na het akkoord

Heb je een duidelijk akkoord, dan is de afspraak rond. De factuur die daarna komt, moet wel aan de factuureisen van de Belastingdienst voldoen. Verwijs op die factuur naar het offertenummer, zodat de reeks te volgen is, en factureer alleen wat is afgesproken, plus eventueel meerwerk dat de klant tussentijds heeft goedgekeurd.

Een offerte die te lang openstaat, wordt een risico als je tarieven of inkoopprijzen veranderen. Zet er daarom een einddatum op. Is de termijn voorbij, maak dan een nieuwe offerte met de actuele prijs.

Kortom: een sterk offerte voorbeeld is geen mooi sjabloon, maar een helder aanbod. Wat erin moet staan, is grotendeels gezond verstand, plus je KvK-nummer. Werk de tekst desnoods met AI uit, en laat alleen de deur uit wat jij zelf hebt nagekeken.

Wil je meteen een werkend AI-systeem gebruiken? Bekijk het Vacaturetekst-systeem (19 euro, eenmalig). Voor offertes kun je terecht op Ik wil betere offertes schrijven.