# Notuleren met AI: van aantekeningen naar notulen en actielijst (SYS-04)

> Notuleren met AI: plak je aantekeningen of transcript en krijg nette notulen, een actielijst met wie en wanneer, en een verzendmail, zonder verzonnen besluiten.

Na een overleg liggen er losse aantekeningen en niemand heeft zin om ze uit te werken. Dit systeem maakt er in vijf prompts geordende notulen van, met per agendapunt wat besproken is, het besluit en de actie, plus een actielijst, een korte verzendmail en een controle die elk besluit naast je aantekeningen zet. Het is een schrijfsysteem: het neemt zelf geen vergadering op en luistert niet live mee.

- Prijs: €19,00 eenmalig, inclusief btw
- Niveau: Beginner
- Werkt met: ChatGPT, Claude, Gemini
- Formaat: PDF, direct te downloaden na betaling
- Versie: 1.0
- URL: https://aipromptshop.nl/ai-systemen/notuleren-met-ai

## Wat je ontvangt

- **5 prompts in vaste volgorde** (5 prompts): Ordenen, notulen, actielijst, verzendmail en een broncontrole.
- **Notulenformat** (3 vaste kopjes): Per agendapunt: besproken, besluit en actie met wie en wanneer.
- **Actielijst** (1 tabel): Tabel met alle acties, de acties zonder eigenaar bovenaan.
- **Privacyregels** (1 pagina): Wat je wel en niet in een AI-tool plakt, en hoe je namen door rollen vervangt.
- **Uitgewerkt voorbeeld** (1 voorbeeld): De volledige run voor een werkoverleg van een installatiebedrijf.

## Voor wie

- Kleine ondernemers: Ik heb elke week een werkoverleg en de notulen schieten er steeds bij in.
- Zzp'ers met klantoverleg: Ik wil na een overleg met een klant snel een verslag met afspraken sturen.

## Zo werkt het

1. **Plak je aantekeningen of transcript**: Prompt 1 ordent ze per agendapunt en vraagt na wat onduidelijk is.
2. **Laat de notulen schrijven**: Prompt 2 maakt per punt besproken, besluit en actie.
3. **Maak de actielijst en de mail**: Prompt 3 zet alle acties in een tabel, prompt 4 schrijft de verzendmail.
4. **Controleer de bronnen**: Prompt 5 zet elk besluit en elke actie naast je eigen aantekeningen.

## Voorbeeld

Situatie: Na het werkoverleg heeft de planner alleen snelle aantekeningen en moeten de notulen nog naar het team.

Input: werkoverleg 10 nov. aanwezig ik (lisa, planning), mark (eigenaar), dennis en yusuf (monteurs). 1 nieuwe bus komt pas in jan, tot die tijd huren? mark kijkt naar prijzen. 2 klacht mevr jansen cv ketel, dennis gaat do terug. 3 kerstpakketten wie regelt?? 4 planning dec: yusuf 2 weken vrij vanaf 21 dec, akkoord. volgende overleg 24 nov

Resultaat: Notulen werkoverleg 10 november, na stap 1 tot en met 5

- Vragen (stap 1): Is huren besloten of eerst prijzen? Is donderdag 12 november? Wie regelt de kerstpakketten? Wat onduidelijk was, vroeg het systeem eerst na in plaats van het in te vullen.
- Besluit punt 1: Nog geen besluit over een huurbus. Mark vraagt eerst prijzen op. Uit de aantekening "huren?" maakte het systeem geen besluit.
- Actielijst (stap 3): Kerstpakketten regelen: [WIE?] [WANNEER?] staat bovenaan Acties zonder eigenaar komen eerst, zodat ze niet blijven liggen.
- Verzendmail (stap 4): Onderwerp: Notulen werkoverleg 10 november, met besluiten en open acties Hoogstens 120 woorden, met een verzoek om correcties.
- Controle (stap 5): "In de bijlage" in de mail: GEEN BRON Elk besluit staat naast de zin uit de aantekeningen. Wat geen bron heeft, wordt gemarkeerd.

## Veelgestelde vragen

### Neemt dit systeem mijn vergadering op?

Nee. Het is een schrijfsysteem. Je plakt je eigen aantekeningen, of een transcript dat je al hebt, en de AI werkt het uit tot notulen, een actielijst en een mail.

### Mag ik namen en klantgegevens invoeren?

Wees voorzichtig. Plak geen gevoelige persoonsgegevens in een AI-tool die je organisatie niet heeft goedgekeurd. Vervang namen zo nodig door rollen, zoals monteur of klant.

### Wat als mijn aantekeningen onvolledig zijn?

Dan markeert het systeem dat met [ONDUIDELIJK], [WIE?] of [WANNEER?] en stelt het vragen. Het vult niets in wat je niet hebt opgeschreven.